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Gestion des talents

Comment faire un feedback : méthodes et outils pour perfectionner sa pratique

Temps de lecture : 4 minutes

Les entreprises avec un processus de feedback régulier ont un taux de turnover 14,9% plus faible. Cependant, seulement 58% des managers estiment faire suffisamment de retours à leurs équipes (étude OfficeVibe, 2021). Mettre en place une culture du feedback en entreprise est donc primordial.

Voici des méthodes et outils pour aider les managers à  maîtriser l’art du feedback et booster les performances individuelles et collectives.

Sommaire de l'article
Comment faire un feedback

Les différents types de feedback

L’appréciation

On reconnaît les efforts ou les qualités d’un collaborateur. Ce type de feedback peut être formulé de manière spontanée, tout au long de l’année, par tous types d’interlocuteurs. Le manager doit veiller à ce qu’il représente la majorité des feedbacks formulés afin de limiter les biais cognitifs et de répondre au besoin de reconnaissance au travail.

Le coaching

On invite le collaborateur à s’améliorer, à progresser. Même s’il peut être formulé par différents interlocuteurs, ce feedback doit idéalement être restitué par le manager. Il se fait dans le cadre d’entretiens individuels réguliers comme le 1:1 par exemple. Ce type de feedback aide à la définition d’objectifs individuels, encourage le recours aux formations ou mentorat tout au long de l’année et booste l’engagement des collaborateurs.

L’évaluation

On collecte des avis pour préparer l’entretien d’évaluation d’un collaborateur selon une norme (grille de compétences par exemple). Ces avis peuvent être émis par :

  • le collaborateur lui-même (autoévaluation),
  • une équipe projet (point de revue de projet),
  • des subordonnés ou des pairs (entretien 180),
  • des clients ou partenaires externes (entretien 360).


Les demandes d’avis
 donnent une vision globale de la performance d’un collaborateur sur une période donnée. Tout comme le coaching, il est préférable de restituer les avis émis dans le cadre d’un entretien individuel pour créer les conditions d’un échange constructif (demande de clarifications, expression du ressenti, etc).

La méthode à suivre pour restituer un feedback

Voici des bonnes pratiques adaptées à toutes les organisations :

  • Donner une définition claire du feedback à l’ensemble des salariés
  • Fixer des règles de restitution (feedback positif à volonté, feedback correctif dans le cadre d’entretiens individuels)
  • Distinguer les feedbacks individuels des feedbacks projets pour clarifier ce qui est attendu du collaborateur
  • Séparer les entretiens de coaching et d’évaluation pour accompagner la montée en compétences des salariés
  • Traiter un seul sujet par feedback afin déviter d’empiler les feedbacks et d’en faire une expérience désagréable 
  • Garder une trace des entretiens pour suivre les progrès réalisés et encourager les collaborateurs dans leurs efforts
  • Lier les feedbacks à des objectifs individuels et d’équipe pour assurer leurs réalisations

4 étapes pour préparer un bon feedback correctif

1. Définir le contexte du feedback 

Le manager doit spécifier le contexte du feedback et établir une connexion avec les objectifs et les intérêts du collaborateur pour le rendre rapidement compréhensible.

Exemple : « Nous nous sommes fixés comme objectif de réduire de 30 % le coût du support commercial. Je sais que tu es déterminé à y arriver. »

2. Annoncer clairement les faits 

Le manager doit décrire précisément le comportement du collaborateur dans ce contexte. Soulignez les faits sans  jugement. Évitez les généralisations, les approximations ou les « on dit ». Le manager doit avoir constaté lui-même le comportement à corriger.

Exemple : « J’ai observé que tu n’avais pas participé aux deux dernières réunions du projet. »

3. Décrire l’impact que l’action a générée 

Le manager doit rendre l’impact du comportement tangible pour le collaborateur (lui, ses pairs, l’entreprise, les clients). 

Exemple : « Aucune décision n’a pu être prise. Ceci a mis en retard d’autres membres du groupe et a entraîné une perte de revenus au cours de ce trimestre. »

4. Planifier l’après 

Les prochaines étapes découlent logiquement des observations et de l’impact. Laissez le collaborateur s’exprimer au maximum, explorez les solutions avec lui et planifiez ensemble des échéances de réalisation pour assurer son engagement.

Exemple : « Je pense que consacrer 100% de ton temps à ce projet sur les trois prochains jours pourrait aider à rattraper le retard accumulé. Qu’en penses-tu ? Est-ce réalisable de ton côté ? Vois-tu d’autres solutions ? »

Enfin, récapitulez les engagements pris, les livrables attendus, les échéances fixées. Puis planifiez un prochain rendez-vous de suivi.

Les outils pour pratiquer le feedback sans alourdir la charge des managers

Selon Patty McCord, DRH chez Netflix, les managers sont mauvais en feedback parce qu’ils ne le pratiquent pas assez. Augmenter la fréquence des points managériaux peut toutefois alourdir la charge administrative et logistique des managers (préparation, réalisation de l’entretien, suivi). Levez ces freins en les équipant d’outils dédiés à la gestion des entretiens et des objectifs. Ils pourront notamment : 

  • Avoir accès à l’historique des entretiens (feedbacks, revues d’objectifs trimestriels) et aux dossiers RH des collaborateurs supervisés pour mieux préparer leurs entretiens ;
  • Collecter des demandes d’avis des pairs et des collègues d’équipes transverses pour avoir une vision globale sur la performance d’un collaborateur ;
  • Définir des indicateurs de qualité pour clarifier ce qui est attendu de la part du collaborateur lors de la fixation des objectifs ;
  • Suivre en temps réel l’avancement des objectifs des membres de l’équipe.
 
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Petite FAQ sur le Feedback

Un feedback (ou boucle de rétroaction) est un retour d’informations transmis à un collaborateur sur l’observation de son comportement ou d’une action. L’objectif est d’indiquer de manière précise ce qu’il doit continuer à faire ou au contraire ce qu’il doit améliorer ou corriger. Il en existe de trois sortes.

Un feedback peut être formulé par différents interlocuteurs :

  • un supérieur hiérarchique,
  • un collègue ou pair,
  • un subordonné,
  • un client ou partenaire externe à l’entreprise.
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