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Gestion des talents

5 critères pour choisir une solution de gestion des entretiens pensée pour les managers

Temps de lecture : 3 minutes

solution gestion entretiens

90 % des managers ne sont pas satisfaits de la manière dont se déroulent les entretiens individuels. (Étude Gartner, 2020*). Ces moments, pourtant clés dans la réussite de la relation managériale, sont perçus comme inefficaces, principalement en raison du temps à y consacrer. 

Pour améliorer ce processus, le marché offre de nombreux outils de gestion. Toutefois, face à la multitude de modules et de fonctionnalités proposés, il devient aussi difficile de choisir la bonne solution que d’organiser les dits entretiens.

Voici 5 critères à prendre en compte au moment de sélectionner la vôtre.

Sommaire de l'article

Une solution de gestion des entretiens facile à prendre en main

Une solution facile à prendre main doit presque pouvoir se passer de mode d’emploi. Son interface doit donc être simple et intuitive pour simplifier la vie du manager. Il doit en particulier pouvoir facilement accéder à l’historique des entretiens, en préparer plusieurs simultanément ou suivre les objectifs de son équipe. 

Le premier intérêt de s’équiper est donc le gain de temps. Sur ce point, tous les logiciels ne se valent pas. Gagner du temps, oui mais pas au prix d’une plus grande complexité des processus. Plus un logiciel est simple, plus il est efficace. Par ailleurs, plus le logiciel est intuitif, plus vite vos managers seront autonomes sur le sujet.

Des grilles d’entretiens facilement paramétrables

La phase la plus longue dans la préparation des campagnes est la conception des questionnaires. L’idéal est donc de pouvoir les concevoir directement dans la solution ou de les importer au bon format. Il existe des modèles prêts à l’emploi pour chaque type d’entretien :

  • les entretiens obligatoires : professionnels, forfaits jours et retours de longue absence ; 
  • les entretiens d’évaluation de la performance : post-mission, évaluation trimestrielle / semestrielle / annuelle / 360 ;
  • les feedbacks : bien-être, charge, ressenti du télétravail…;
  • les évaluations managériales ;
  • les entretiens de fin de période d’essai.
Télécharger les trames d'entretiens par thématiques

Sur le plan de l’usage, remplir une grille d’évaluation en ligne est sans comparaison avec un Word ou Excel. Le choix des modes de réponse est plus large : texte libre, échelle, liste déroulante, évaluation à points… et en quelques clics. 

La centralisation et l’analyse depuis le tableau de bord

La liste des entretiens obligatoires et non-obligatoires à réaliser est longue. Le jeu devient encore plus intéressant lorsque les managers sont impliqués simultanément dans plusieurs campagnes : une pour les forfaits jours, l’évaluation, quelques retours de congés parentaux… Gérer le déroulé de tous ces entretiens depuis un tableau de bord central devient alors crucial pour le manager. 

Une fois les entretiens passés, les managers retournent à leur quotidien. Ils peuvent donc négliger le traitement de ces derniers. Or, c’est sur la base de ces bilans que sont identifiés les souhaits d’évolution, les besoins de formation. Ce travail de restitution permet aux RH, d’analyser le niveau d’employabilité de l’entreprise et d’identifier les « hauts potentiels ». 

Une solution qui intègre aussi les entretiens 360

L’entretien 360 ou demande d’avis consiste à interroger les personnes ayant collaboré avec le salarié. Pour le manager, cette méthode est un moyen efficace de se faire une idée plus objective de la performance de son collaborateur. Elle lui donne ainsi l’occasion de prendre du recul sur ses compétences, en particulier sur les softs skills :

  • Le collaborateur est-il « team player »
  • Se positionne-t-il comme un leader sur les projets transverses ? 
  • Se montre-t-il impliqué et curieux en dehors du cadre de ses missions ?

Toutes ces compétences, importantes à évaluer, peuvent échapper au manager direct. Or cette collecte de tiers est aussi fastidieuse que chronophage. Une solution qui automatise ce processus fait évidemment gagner du temps sur la préparation des entretiens mais surtout, améliore considérablement la qualité de l’évaluation de la performance.  

Une solution de gestion qui inclut le suivi et l’ajustement des objectifs

Un outil de gestion des entretiens ne remplacera jamais un manager. Sa seule vocation est d’offrir un support à son travail pour aider le manager dans ses missions. Beaucoup de solutions prétendent aujourd’hui révolutionner l’évaluation mais trop peu incluent le suivi et l’ajustement de l’évaluation des objectifs au fil de l’eau. Or, c’est sur ce point que se joue la différence.

Pour être vraiment pertinente et utile au manager, il faut que la solution facilite la logistique organisationnelle. Une fois cette contrainte levée, en faire 3 ou 4 par an n’est plus un sujet. Le manager a même tout intérêt à multiplier les occasions de parler aux membres de son équipe. Son rôle est de s’assurer que les objectifs fixés sont toujours d’actualité et atteignables… sans attendre l’entretien semestriel ou annuel.

Comparer les solutions de gestion d'entretiens

Chaque outil de gestion a une manière de fonctionner qui lui est propre et impacte la culture managériale de l’entreprise. C’est en alignant les fonctionnalités proposées par les outils sur vos besoins et votre culture que vous trouverez la solution adaptée à votre structure.

*Source : Étude Gartner, 2020

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